Процессное управление — это современный метод менеджмента, основанный на мысли о том, что деятельность любой компании является системой бизнес-процессов. Для оптимизации этих процессов и повышения эффективности организации используются специальные программные инструменты. BPM (Business Process Management) – это другое название этого подхода.

Применение такого подхода к бизнесу может принести ощутимую пользу. Например, оптимизация бизнес-процессов способна повысить качество продукции или услуг, ускорить их производство, уменьшить затраты, сделать управление бизнесом более эффективным.

Конкретный пример использования BPM в бизнесе – внедрение программного продукта для автоматизации бизнес-процессов в организации, например, для управления проектами или для систематизации производственной деятельности. Такой инструмент поможет оптимизировать бизнес-процессы, повысить эффективность работы компании и, как следствие, увеличить ее прибыль.

Суть процессного подхода к управлению заключается в управлении компанией как комплексом бизнес-процессов. Каждый процесс в идеале должен увеличивать ценность продукта для потребителя и экономить ресурсы компании. Но на предприятиях, где отсутствует BPM-подход, царит хаос. Руководство не может контролировать работу сотрудников, время тратится на рутинные действия, жалобы клиентов не обрабатываются вовремя, компания теряет прибыль. Процессное управление организацией призвано решить все эти проблемы.

BPM-процессы имеют ряд ключевых характеристик. Если хотя бы одно из этих условий не соблюдено, значит, об эффективности не может быть речи. Основные цели процессного подхода к управлению:

• наладить горизонтальные взаимодействия и уменьшить количество вертикальных связей;
• четко определить зоны ответственности;
• устранить конфликты между подразделениями.

Эти цели сводятся к общей — сделать бизнес эффективнее. Отсюда вытекают и основные преимущества процессного подхода: снижение издержек, рост производительности и рентабельности, стабильность и предсказуемость результатов, наведение порядка в бизнес-процессах, улучшение работы подразделений, гибкость управления и упрощенный анализ. Функциональный подход прост и понятен, но не отличается гибкостью. BPM-концепция регламентирует процессы, создавая четкие и понятные инструкции, но при этом предоставляет возможность быстро реагировать на изменения задач.

Переформулированный текст:

Термин "вход" относится к любому объекту, который нуждается в изменениях в результате процесса. В качестве такого объекта могут выступать различные элементы, такие как документы, данные, финансы, материалы. Важно понимать, что объект не обязательно является материальным. Например, факт подачи заявки клиентом также может считаться входом в процесс.

Завершение процесса. Как и в начале, выход может представлять собой физический объект или абстрактное понятие (например, подтверждение получения заказа от клиента). В некоторых случаях выход одного процесса может стать входом для другого.

Ресурсы являются неотъемлемой частью любого процесса, включая процесс преобразования входных данных в выходные. Они включают в себя различные компоненты, такие как сотрудники, оборудование, финансы, документы, программное обеспечение и многое другое. Очень часто материальные ресурсы используются в процессе и расходуются, но при этом не претерпевают существенных изменений.

Показатели эффективности: анализ процессов и принятие управленческих решений

Для принятия управленческих решений необходимо проанализировать процессы и результаты их исполнения. Важно учитывать такие характеристики, как время, затраченное на исполнение, количество произведенной продукции, процент брака, уровень удовлетворенности клиентов и другие. Анализ показателей эффективности позволяет понять, как еще больше повысить эффективность процессов.

Регламент - это утвержденная схема или маршрут, а также набор правил, которые позволяют обеспечить точность, высокое качество и своевременное исполнение процесса. Именно благодаря регламенту выполняются работы и проекты вовремя и с высоким уровнем выполнения.

Владелец - главный ответственный за процессы, в ходе которых участвуют многие люди, однако именно он несет ответственность за конечный результат. Этот человек обладает полным контролем над всеми ресурсами, необходимыми для достижения целей.

Статья о поставщиках и потребителях

Организации существуют благодаря взаимодействиям между поставщиками и потребителями. Поставщики обеспечивают поставку необходимых элементов, которые входят в процесс, а потребители получают готовые результаты. Важно понимать, что обе стороны являются неотъемлемой частью процесса. Если не будет поставщиков, процесс не может быть запущен, а если не будет потребителей, результат не будет востребован.

Процессный подход к управлению организацией заключается в выделении и описании бизнес-процессов, а также во внедрении системы, которая обеспечивает их автоматизацию и бесперебойное функционирование. Однако для реализации процессного подхода необходимо использовать особый тип программного обеспечения - BPM-систему, а не обычные ERP, которые применяются для управления взаимодействиями на предприятии.

Введение BPM-системы позволяет организации оптимизировать процессы благодаря современным технологиям автоматизации. Одним из главных преимуществ BPM-системы является возможность контроля и управления процессом на всех его этапах. Это улучшает управление ресурсами и повышает качество работы.

Итак, для успешного функционирования организации важно осознавать значимость взаимодействия между поставщиками и потребителями, а также применять процессный подход к управлению, включая внедрение специального программного обеспечения - BPM-системы.

Примеры процессного управления: разбираемся в BPM-системах и их отличиях от классических IT-решений для бизнеса

BPM-системы - это программы, позволяющие воспроизводить последовательность действий на программном уровне. В отличие от классических IT-решений для бизнеса, BPM-система исключает любые отклонения от заданного алгоритма. Кроме того, она применяется в разных сферах деятельности предприятия.

Классические решения, входящие в состав единой системы ERP, имеют стандартные документы и правила их создания. Последовательность действий, которую система восстанавливает по инструкции, может меняться и зависеть от человеческого фактора. В то время как BPM-системы работают на более высоком уровне и не допускают ошибки в последовательности действий.

Одной из главных причин, почему широко используют BPM-системы, является то, что они охватывают все аспекты деятельности предприятия. Большие бизнес-процессы могут включать в себя задачи, не связанные с документами, на которые классические ERP-системы не имеют решений. BPM-система в таких случаях позволяет создавать схемы, которые автоматически делают нужные задачи в заданной последовательности. Она программирует этапы, их последовательность, назначает ответственных за каждую стадию. При этом система формирует задачу на следующий этап и соответствующий отчет в едином информационном пространстве.

Для лучшего понимания работы BPM-системы, можно рассмотреть процесс входного контроля сырья. После оформления кладовщиком приходного ордера в программе 1С, BPM-система автоматически стартует процесс. Партии сырья присваивается соответствующий статус, и информация об этом поступает в отдел качества. Затем посылный отправляется на склад за образцами, и он осуществляет первичный контроль по чек-листу, вносит данные в 1С. Этапы, на которых необходимо выполнить задания, идентифицируются в системе как задачи и переходят на следующий этап для его выполнения.

Использование BPM-системы экономит время и повышает эффективность работы бизнеса, а визуальные карты маршрутов процессов позволяют контролировать работу сотрудников и избавляют их от лишней рутины в виде звонков по телефону, отправления сообщений в чатах и мессенджерах. Итоговая ценность продукта для потребителя повышается, а затраты на производство снижаются. Сокращение времени на рутинную работу дает возможность сотрудникам более эффективно использовать свое время и повысить свою продуктивность.

Фото: freepik.com