Сравнение документов посредством ScanDifFinder SDK: технологии от ABBYY

Время - деньги, особенно в современном бизнесе, где важно оперативно реагировать на изменения и принимать решения. Одним из таких изменений может стать необходимость сравнения большого количества документов. Традиционное ручное сравнение занимает много времени и неэффективно. К счастью, существует решение - использование программного обеспечения для сравнения документов.

Программы для сравнения документов могут обрабатывать практически все типы документов, независимо от их формата (doc, rtf, txt, jpg и т. д.). Сравнение может занять всего несколько минут, что на порядок быстрее, чем традиционный метод.

Интеграция функционала сравнения документов в корпоративную систему позволяет сохранять привычные инструменты работы сотрудников и не тратить время на обучение. Это удобно и позволяет сохранять время и ресурсы.

Однако, когда дело заходит о покупке программного обеспечения для сравнения документов, важно учитывать репутацию и опыт компании-разработчика. Рекомендуется выбирать проверенные компании с длительным опытом работы и успешными решениями в данной области.

Использование программного обеспечения для сравнения документов - это не только удобно, но и экономически выгодно для бизнеса. Автоматизация процессов сравнения документов сокращает время обработки и ввода данных, а также снижает процент ошибок. Это позволяет повысить эффективность бизнеса и исключить возможные финансовые потери.

ABBYY - ведущий разработчик решений в области интеллектуального управления информацией. Их технология сравнения документов позволяет сократить до минимума сроки обработки и ввода данных, что существенно ускоряет процесс и исключает возможные ошибки.

Сравнение документов на базе искусственного интеллекта

У сотрудников офиса регулярно возникает необходимость проводить сравнение различных документов. Как показало исследование компании ABBYY, 19% работников занимаются этой задачей систематически, а 40% - время от времени. Чаще всего потребность в сравнении версий документов возникает у юристов, финансистов, сотрудников договорных подразделений, бухгалтерии, персонала, секретарей и администраторов.

Не только новые и старые версии документов требуют сверки, но и данные в различных форматах. В результате исследования было обнаружено, что наиболее часто сравнивают:

• бумажный документ с электронной копией (78%);
• разные версии документов в текстовом формате (61%);
• документ MS Office с PDF-файлом (55%);
• электронный документ со скан-изображением (37%).

Обычный договор, состоящий из нескольких страниц, сравнивать построчно вручную занимает не только много времени, но и требует от сотрудников максимальной концентрации. Даже внимательный работник не застрахован от ошибок, которые могут оказаться катастрофическими для бизнеса. Сжатые сроки обработки документов обостряют ситуацию: напряженный режим работы и нехватка времени не оставляют шансов на выявление несоответствий.

Цена ошибки

К примеру, история сотрудников одного большого банка России в 2013 году ярко демонстрирует последствия невнимательности при сравнении документов. Получив кредит, заемщик самостоятельно изменил договор, полностью привил его в свою пользу (обнулив процентные ставки и прочее). Сотрудники финансовой организации оказались внимательными недостаточно и подписали не правильную версию. В результате заемщик через суд потребовал от банка выплаты компенсации в размере 24 миллионов рублей.

Решение проблемы

Внедрение автоматизированных систем обработки документов на данный момент является единственным решением этой проблемы. С их помощью можно решить сразу несколько задач:

• проводить сравнение документов в кратчайшие сроки;
• повысить качество обработки, выявить несоответствия с большой точностью и минимизировать ошибки;
• ускорить обслуживание клиентов и повысить лояльность.

Какие средства обработки документов доступны для офисных сотрудников? Есть несколько вариантов.

Сравнение текстовых документов может быть осуществлено с помощью встроенных инструментов MS Office. В новых версиях Word для этого достаточно воспользоваться кнопкой "Сравнение" в меню вкладки «Рецензирование». (Excel позволяет отследить изменения каждой ячейки в процессе работы, что немного неудобно.)

MS Word не только определяет "смысловые" изменения (добавление / удаление текста и прочее), но и выявляет мельчайшие детали форматирования, которые не имеют никакого отношения к содержанию и редко представляют интерес. В результате сравнения двух документов программа выдает простой список правок, их необходимо отмечать вручную. Эта проверка немногим менее трудоемка и занимает много времени, чем обычная вычитка, и MS Office не позволяет сравнивать документы разных форматов (бумажные, PDF-файлы, скан-изображения и т.д.).

В этом случае на помощь приходят технологии искусственного интеллекта, разработанные компанией ABBYY. Речь идет об инструментарии ScanDifFinder SDK. Это комплексное решение, основанное на технологии оптического распознавания символов (OCR), позволяет мгновенно находить все значимые несоответствия в содержании двух версий документа, будь то договор, акт, обновленный прайс-лист и т.д.

С помощью ScanDifFinder SDK можно сравнивать бумажный документ с цифровой копией или выявлять несоответствия между двумя электронными версиями. Технология работает с разнообразными текстовыми и графическими форматами, такими как:

• .doc (.docx);
• .xls (.xlsx);
• .odt (.ods, .odp);
• .rtf;
• .txt;
• .html;
• .pdf;
• .jpg;
• .png;
• .gif;
• .bmp.

Метод ScanDifFinder SDK обнаруживает только значимые изменения (добавление, удаление или редактирование текста, числовых данных) и игнорирует форматирование. Сравниваемые документы удобно просматривать: их можно расположить в окне программы по горизонтали или по вертикали. Найденные различия отображаются на отдельной панели и при перемещении подсвечиваются в обоих документах синхронно.

Новый инструментарий ScanDifFinder SDK от компании ABBYY помогает создателям ПО интегрировать технологии обработки документов в любые информационные системы. Число компаний, использующих эту технологию, постоянно растет. Рассмотрим два примера успешной интеграции ScanDifFinder SDK в бизнес-процессы компаний.

Кейс №1

Компания «Базэл Аэро» входит в состав финансово-промышленной группы «Базовый Элемент» и управляет работой аэропортов Краснодарского края. Юридическая служба компании еженедельно обрабатывает более 80 договоров, проверку которых необходимо проводить вручную. Это отнимает много времени и требует повышенного внимания, так как ошибки в сверке договоров могут вызвать серьезные финансовые риски. Руководство компании решило внедрить в свою систему технологию автоматизированной обработки документов от ABBYY, чтобы оптимизировать процесс сравнения договоров.

ScanDifFinder SDK был интегрирован в систему «1С: Документооборот». Процесс сверки протекает в фоновом режиме. ABBYY ScanDifFinder SDK автоматически распознает скан-копии бумажных договоров, предоставленных контрагентами, и моментально находит несоответствия с текстом согласованной версии. Результат проверки сохраняется в базе данных. Благодаря внедрению ScanDifFinder SDK время, затрачиваемое сотрудниками юридической службы на сверку договоров, значительно сократилось, а риск подписания некорректной версии свелся к минимуму.

Кейс №2

Компания «Логика бизнеса» - один из лидеров в сегменте ECM-решений. Компания совместно с ABBYY приступила к разработке нового продукта «Сравнение документов», основанного на технологии ScanDifFinder SDK. Решение предназначено для автоматической сверки оригиналов и копий договоров, счетов-фактур и других документов во всех комбинациях поддерживаемых текстовых и графических форматов.

Контрагент подписывает документ, переданный ему сотрудником организации. Копию необходимо сверить с оригиналом. Для этого пользователь открывает карточку документа в системе «Логика СЭД» и нажимает кнопку «Сравнить». Открывается окно мастера сравнения с двумя полями, в которые следует загрузить оригинал и копию документа (как правило, это скан-образ). Далее требуется выбрать язык и активировать настройки, например игнорирование изменений пунктуации и т.д. ABBYY ScanDifFinder SDK быстро и точно находит все изменения, сводя к минимуму риск подписания некорректных версий. Технология легко интегрируется в любые СЭД, благодаря чему компании получают удобный инструмент управления корпоративной информацией.

Оба вышеописанных кейса отражают главное преимущество ScanDifFinder SDK: надежность и точность в работе, быстрота обработки документов, а также удобство и простота использования технологии в бизнес-процессах любой компании.

Фото: freepik.com