Классификация документов с помощью инструментов ABBYY: как технологии искусственного интеллекта применяются в бизнесе

Классификация документов с помощью инструментов ABBYY: как технологии искусственного интеллекта применяются в бизнесе

Оптимизация работы бизнеса предполагает постоянный анализ и совершенствование существующих процессов. Один из способов ускорения и снижения процентов ошибок - автоматизация процесса ввода документов в корпоративную систему. Кроме того, существуют программные комплексы, которые могут не только распознавать, но и классифицировать, извлекать данные, проверять их корректность и заносить в корпоративную информационную систему.

Программы с функцией автоматических ответов и автообучения могут значительно сэкономить затраты на внедрение и обслуживание. Такие программы могут формировать автоответы для пользователей или направлять заявки компетентным сотрудникам на основе входящих запросов.

Документы для автоматического распознавания и классификации могут быть получены из любых источников, включая облачные хранилища, сетевые директории, сканеры, электронные письма и фотографии. Существуют решения, которые позволяют интегрировать функционал обработки и классификации документов в используемую корпоративную систему.

Выбирая программное обеспечение для оптимизации бизнес-процессов, следует обращать внимание на проверенные компании с продолжительным опытом работы и успешными решениями в данной области. Интеллектуальные решения ABBYY - это одно из таких решений, которые помогут облегчить рутинную работу и повысить эффективность бизнеса.

Как классифицируются документы в делопроизводстве

Существует множество принципов классификации документов в делопроизводстве: по времени создания, по способу изготовления, по месту издания и по уровню секретности. Однако наиболее востребованными в практической работе в организациях являются два способа: классификация документов по сфере их использования и по содержанию.

Классификация по сфере использования включает следующие подгруппы:

  • организационно-правовые (договора, уставы, положения, должностные инструкции, штатное расписание),
  • распорядительные (приказы, постановления, распоряжения, решения),
  • учетно-расчетные (бухгалтерские) (счета-фактуры, накладные, платежные поручения, акты, приходные ордера),
  • информационно-справочные (служебные записки, справки, письма, протоколы, докладные, объяснительные),
  • нормативные (нормы, своды правил, стандарты, руководящие документы, регламенты) и
  • коммерческие контракты или договоры.

Классификация по содержанию, или семантическая классификация, определяется по содержанию документа. Так, для понимания того, к какой группе относится документ, необходимо его прочитать. Например, чтобы понять, что у вас в руках именно договор, необходимо изучить хотя бы первый абзац.

Каждый документ может быть классифицирован как по типу, так и по содержанию. Сотрудники, ответственные за обработку, должны определить тип документа, перевести бумажный документ в электронный, ввести его в систему и при необходимости направить в соответствующее подразделение. Ручная обработка документов может привести к ошибкам ввода и искажению данных, что в свою очередь неприемлемо, если компания хочет занимать лидирующие позиции на рынке.

Также с клиентскими запросами или электронными письмами могут возникнуть проблемы. Почти 30% клиентов ожидают ответа на свои запросы в течение получаса, а более половины считают, что компания должна отвечать на запросы в выходные дни и в ночное время. Несвоевременные ответы на клиентские запросы могут снизить уровень доверия к компании.

Согласно данным Accenture, 83% клиентов готовы сменить компанию, если их не устроит качество сервиса.

ABBYY предлагает решения, которые могут упростить процесс классификации и повысить качество обработки документов.

Компания ABBYY разработала несколько интеллектуальных решений, которые успешно оптимизируют основные бизнес-процессы в разных отраслях и департаментах компаний. В частности, решения ABBYY подойдут для улучшения работы делопроизводителей, секретарей, бухгалтеров, а также специалистов службы технической поддержки и работы с клиентами в банковской сфере, нефтегазовой и энергетической отраслях.

Одним из инструментов ABBYY является технология оптического распознавания текстов ABBYY OCR, которая позволяет конвертировать любые бумажные документы или их сканы, фотографии и PDF-документы в редактируемые форматы, такие как Microsoft Word, Excel и PowerPoint, OpenOffice Writer и другие.

Unique technology ABBYY Compreno, в свою очередь, позволяет классифицировать документы по содержанию, поиск документов, похожих по смыслу, их аннотирование и реферирование. Стоит отметить, что данная технология отличается от классических аналогов, работающих на основе статистики и жестких правил, потому что осуществляет полный семантико-синтаксический анализ текста путем анализа событий и связей. Благодаря такому глубокому анализу увеличивается полнота и качество значимой для компании информации.

ABBYY FlexiCapture Engine также помогает в классификации документов и используется для оптического распознавания символов, меток и интеллектуальной обработки печатных документов. Благодаря этому решению, структурированные и неструктурированные документы могут быть классифицированы, что в свою очередь, позволяет упростить обработку большого количества материалов.

При помощи интеллектуальных решений ABBYY можно круглосуточно отвечать на вопросы, обращаться в службу поддержки только в экстренных случаях. Также можно позволить автоматический ответ, основываясь на информации, собранной из ранее полученных электронных писем, платежей и звонков клиентов. Весьма выгодно использование ABBYY Smart Classifier SDK, которое решает задачи классификации неструктурированных текстовых документов на основе их содержания. С помощью этого решения, например, можно распределять поток входящих документов и легко находить их в корпоративной системе.

Как утверждают специалисты, использование интеллектуальных решений ABBYY значительно повышает эффективность бизнес-процессов, снижает риски утечки конфиденциальной информации и оптимизирует затраты на обработку документов. При этом, как это уже было сказано, заказчик может выбрать самостоятельно, какое из представленных решений оптимально подходит для нужд его компании.

Фото: freepik.com

Комментарии (0)

Добавить комментарий

Ваш email не публикуется. Обязательные поля отмечены *